文 | 林凡,17年世界500强工作经验,10年数字营销领域专家。职场必备PPT写作技巧案例、工作方法论,无保留分享。
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职场中写好一封邮件有多重要?!你写的邮件会成为你的标签,会为你赢得尊重。
反之,有一些同学一开始意识不到这些问题,发邮件的时候标题很随意,邮件格式也不对,签名不规范,这样始终是会吃亏的。
最近给员工培训了《职场邮件写作技巧》,确实有帮助,也分享给大家,欢迎大家收藏、转发。
首先,试着回答以下问题:哪些时候需要发邮件?发送邮件有什么固定格式?哪些要“注意”?哪些要“避雷”?
带着这些问题,为大家总结了邮件的使用场景、邮件格式、8个注意事项和6个禁区。
邮件使用场景工作邮件有4个功能:
确认:通过口头、电话、会议交流形成的结论,一定要通过邮件确认;需求:向相关同事提出项目需求,尽量把细节处理得简单明了或可量化;反馈:收到需求邮件应尽快反馈确认收到需求,并说明相应的工作计划;通知:公司公告、假期安排、会议通知、培训通知等,这些一般都无需回复;X 复杂的事情、有争议的事情是不适合发送邮件的。
邮件格式进入到正式写邮件的环节,一封邮件分成收件人、标题、正文和附件四个部分:
1. 收件人
包括主送人、抄送人、密送人。主送人是直接相关人员;抄送人只需知情;密送人不会出现在邮件列表中。
在排序上,其他部门优先,职级越高,排序越前;跨部门的邮件需要抄送自己的直属领导。
2.主题
1个邮件1个主题,写明核心事项,长度适中,简明扼要,让收件人看一眼就能决定这封邮件,我要不要点开。如果主题不清晰,会导致查阅困难。
3.正文
正文分成三个段落:
1) 问候
公司内部可以用“花名”,上级可用“领导”,外部公司可以使用其在公司使用的名字。
2) 正文-PAE法则
Purpose:每一封邮件都需要有且仅有1个项目、任务或者需求;
Action:明确动作和时间;
Ending:下图有几个表达可以参考。
3) 结尾
结尾要用好自己的签名,如果你还没有一个完整的签名,可以参考同事的,直接抄作业。
4.附件
附件命名要规范,并在正文中提醒查看,如果是特殊格式还需要说明打开方式。另外,如果附件超过4个,那建议用压缩文件的形式,机密文件要记得用PDF。
邮件的8个注意事项为大家归纳了4个格式上的注意事项,和4个礼仪上的注意事项,掌握这几点,你的邮件看上去就非常专业了。因为有字数限制,这里就不展开讲了~
邮件的6个禁区不要用过多的粗体去强调,当你强调过多的时候会让收件人觉得你情绪有问题;红字牢记不要用于人名(千万牢记!!)邮件中慎用问号、感叹号或表情;需要回复的人,放抄件人,需要回复的人放主送人;不要放过大的附件,附件过大导致邮件被拦截;不要就同一个问题多次回复讨论,不要盖高楼,如果同一问题交流回复超过3次,建议通过电话等方式沟通,邮件已经不是最好的交流方式。
最后,无论是当面交流,还是邮件沟通,我们还是时时刻刻讲究礼仪。
这里也分享一下我非常喜欢,并且在身体力行的四句话,与大家共勉。
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