公函在日常生活中的使用范围很广。一般情况下，它是“适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请示批准和答复审批事项”的公文。函是平行文,具体来说,它适用范围包括三个方面:第一,平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系;第二,向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项;第三业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项。
其特点是①使用范围广泛。凡不相隶属单位之间、平级的党政机关之间、政府及其部门与同级的军事机关、群众团体及其部门之间均可以使用函,它不受部门、行业、地域的限制。②实用性强。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述,不重务虚而重务实。③短小精悍。函一般较为短小,内容单一,语言简洁明快。有的函只有三言两语。④用语谦敬。函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题,体现着双方平等沟通的关系,因而在行文姿态、措辞、口气等方面都要谦虚有礼,要体现平等性、诚恳性和沟通的特点。
按实际功用需要,公函大致有六类：商洽类、询问函、答复函、请批函、审批函、知照函。
按行文方向，函可以分为去西和复函。
按文面规格,函可以分为公函和便函。
公函的基本格式通常由“标题+主送机关+正文+落款”组成。
标题
如果是公函必须写标题,如果是便函,可以不写标题。公函的标题主要有两种
1.发文机关+事由+文种
2.事由+文种
主送机关
为需要商洽工作、询问情况或答复问题的有关机关。
正文
1.去函的正文部分,由“缘由十事项+结束语”组成。
(1)正文开头,一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、缘由等。
(2)事项。这部分是主体部分,应采用叙述和说明的写法,既要简明扼要,又要交代清楚,要求可多可少,如果事项很简单,可同缘由写在一起;如果事项比较复杂,或要求较多,需要分条列项来写,不论是哪一种内容,对哪一级,都要求语言谦和。
(3)结束语。结束语是向对方提出希望或请求,或希望对方给予支持和帮助,或希望对方给予合作,或请求对方提供情况,或请求对方给予批准等,一般多用“特此函达”、“特此函告”、“特此函商”、“请审批”、“请予批准”等,请对方回复,则要明确提出“请函复”、“盼复”、“妥否,请函复”、“望早日函复”、“请尽快函复”之类的结语。
2.复函的正文部分。由“引语+答复意见+结束语”组成。
(1)引语。引语就是引述来函标题即来函文号。
(2)答复意见。即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复,即表示同意或不同意,不同意是什么原因,或应该怎么办,不应该怎么办,或对询问的问题做出说明等。
(3)结束语。复函的结束语,常用“特此函复”、“此复”、“专此函复”等。
(四)落款
落款,由“发文单位(部门)名称+发文时间”组成
公函的写作要求
1.要开门见山,直叙其事。
2.要措辞得体,平等待人。
3.要及时发函,及时复函。
复函的格式及范文是什么?
复函的格式及范文分别是：
1、复函的格式是：
(1)标题：由发文机关、事由和文种类别(复函)组成，一般不可省略。
(2)正文：包括受文单位、开头用语、答复意见、结尾四部分。受文单位要顶格写;开头用语多为“你处××函收悉，经××研究，现答复如下”之类，要写明来函日期、名称和编号;接着是针对来函内容作出的具体答复;结尾用“此复”、“特此函复”等语作结。
(3)落款：发文机关、日期并加盖公章。复函的写作，要求有针对性，措辞简明得体。一般应一事一函。
2、复函的范文是：
××市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执法问题请示的复函。
市容环境卫生管理局：
你局《关于明确临时工、合同工能否执法问题的请示》收悉。现复函如下：
《中华人民共和国行政处罚法》于xx年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。
你局应按照上述精神，对全市市容卫生执法人员进行清理，理顺执法体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。
此复。
××市人民政府。
xx年x月x日。
回函与复函的区别是：
1、内容上的的区别：回函是发一封信函给别人，随后别人给的回复的信函，只有这一种情况。复函不仅同时有回函的含义，还包括某人发出一封信后，随后又补发了一封信给对方。
2、运用场合的区别：复函，适用于答复不相隶属机关的业务问题或上级机关的办公部门、业务职能部门答复下级机关的请示事项时使用。复函函的针对性强，对方请求解决什么问题就回答什么问题，同时要求有一定的时效性。
回函的运用场合相比较之下比较宽松，用在不那么严肃的场合。和亲友交往的时候可以用回函。
回复函格式范文是什么？
1、开头
明确写清楚发函的缘由，概括交代发函的目的、根据。
然后用过渡语"现将有关事项函复如下"等引起下文。
缘由部分先引叙来文的标题和发文字号，如"×年×月×日贵单位来函收悉"或"×字×号函悉"，然后写"经研究决定函复如下"为过渡语。
2、主体
主体是复函的核心部分，要用简洁得体的语言把要告诉对方的问题、意见讲清楚，使对方接到函后能快速了解来函的意图，准确作出反映，叙写清楚。
答复事项要有针对性。
3、结尾
一般用礼貌性的语言向对方作出答复，如给予支持、帮助或合作，或提出希望和要求等。
4、结束语
一般为"此复"、"特此函复"等惯用语。
5、落款
由发文机关和成文日期组成。 发文机关写全称或规范化简称。成文日期要用汉字写明年、月、日,加盖公章。
范文：
（发文单位名称 ） 关于 （发文事由） 的复函（文种）
×××:
（单位） 关于 （来函的标题） 的来函收悉。 （有关工作） 计划，经（单位）上报已下发到 （有关单位货部门） 。关于 （具体计划或工作问题），要求应按照 （工作执行标准）的计划形式，要 （向有关部门） 说明。
因此，关于 （发文的事由）问题，应以 （工作计划或标准） 计划为准
×××（公章）
×年×月×日
回函和复函的区别如下：
1、内容上的的区别：
回函是发一封信函给别人，随后别人给的回复的信函；只有这一种情况。
复函不仅同时有回函的含义，还包括某人发出一封信后，随后又补发了一封信给对方。
2、运用场合的区别：
复函，适用于答复不相隶属机关的业务问题或上级机关的办公部门、业务职能部门答复下级机关的请示事项时使用。这种函的针对性强，对方请求解决什么问题就回答什么问题，同时要求有一定的时效性。
而回函的运用场合相比较之下就显得宽松多了，用在不那么严肃的场合。可以用在亲友等关系亲密的情况下。
如何写回函？
回函的标题格式及范文如下：
1、标题格式：
?回函的标题由发文机关、事由和文种类别（复函）组成，一般不可省略。
2、范文：
关于同意xxx同学在我单位实习的回函
某某系：
你系学生xxx前来我单位联系实习工作，经研究，同意该生在我单位xxx（部门）实习。
单位盖章
联系人签字：xxx
联系人电话：xxxxxxxxxxx
xxxx年xx月xx日
回函正文和落款的写法：
1、正文：
包括受文单位、开头用语、答复意见、结尾四部分。受文单位要顶格写；开头用语多为“你处xx函收悉，经xx研究，现答复如下”之类，要写明来函日期、名称和编号；接着是针对来函内容作出的具体答复；结尾用“此复”、“特此函复”等语作结。
2、落款：
发文机关、日期并加盖公章。
以上内容参考：-回复函
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